Politique de confidentialité

Le responsable du traitement est : Le praticien ou le cabinet qui vous prend en charge.

Le praticien ou le cabinet détermine les finalités, les données nécessaires et les personnes autorisées à accéder aux dossiers. Il reste responsable de l’exactitude de cette politique, des durées de conservation et des réponses aux demandes des patients.

Selon les fonctionnalités utilisées, le cabinet peut traiter :

• identité, date de naissance et coordonnées ;
• adresse et informations administratives ;
• rendez-vous, motif, notes et informations de consultation ;
• antécédents, allergies, traitements et autres données de santé utiles ;
• documents transmis et historique du dossier ;
• factures et informations de gestion administrative ;
• informations techniques nécessaires à la sécurité du service.

Le praticien doit limiter la collecte aux informations pertinentes pour la prise en charge et la gestion du cabinet.

Les finalités et bases ci-dessous reprennent les choix validés dans le registre du cabinet. Pour toute information manquante, la page indique que votre cabinet ne l’a pas encore déterminée.

Le consentement aux soins ne doit pas être confondu avec le consentement RGPD. Un traitement nécessaire aux soins ou à une obligation légale ne repose pas automatiquement sur une case de consentement facultative.

Les données peuvent être traitées par les catégories de prestataires suivantes :

• un prestataire d’hébergement applicatif et de base de données ;
• un prestataire de stockage de documents et de sauvegardes ;
• un prestataire d’envoi d’e-mails ;
• un prestataire de paiement, uniquement pour la gestion de l’abonnement de la plateforme.

Les configurations locales de base examinées pointent vers la région AWS Europe Central 1 (Francfort, Allemagne), mais leur correspondance avec la base active de production n’est pas confirmée. Les fonctions Vercel sont documentées comme configurées à Paris (cdg1) et le store privé Vercel Blob `reservation-dashboard-blob` comme situé à Paris (CDG1), selon une vérification antérieure du tableau de bord ; leur rattachement au déploiement actif reste à confirmer. La région des fonctions ne détermine pas celle du stockage des fichiers. Neon, Inc. étant établie aux États-Unis, son DPA décrit également les transferts de données européennes vers les États-Unis et les mécanismes applicables. La juridiction du bucket R2 et les régions des autres prestataires sont précisées dans la documentation contractuelle applicable et doivent être confirmées dans les environnements utilisés.

Les durées dépendent du pays, de la profession du praticien et de la catégorie de données :

• Dossiers, consultations et rendez-vous : Pour les cabinets médicaux et paramédicaux couverts, le référentiel CNIL donne comme repère 20 ans après la dernière prise en charge (5 ans en base active puis 15 ans en archivage restreint). Novya ne réalise pas automatiquement cette archive ni la purge par ancienneté. Les autres professions doivent vérifier leur règle sectorielle. Ce délai ne vaut pas pour toutes les professions.
• Factures et pièces comptables : Les factures et pièces comptables sont conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.
• Documents transmis : Les documents cliniques intégrés au dossier suivent la durée du dossier patient. Les pièces comptables suivent le délai comptable. Les autres documents sont supprimés à la fin de leur finalité, sauf obligation ou litige justifiant une conservation restreinte.
• Formulaires préconsultation : Les réponses envoyées sont intégrées au dossier patient et suivent sa durée. Les formulaires non envoyés expirent au bout de 7 jours et sont supprimés lors du nettoyage quotidien.
• Demandes de droits : Le délai proposé est de 5 ans après la clôture, sous réserve des obligations et délais de prescription applicables. Novya ne purge pas encore automatiquement ces demandes à cette échéance ; le cabinet doit effectuer cette suppression.
• Pièces jointes supprimées, sauvegardes et journaux de sécurité : Les pièces jointes supprimées restent en suppression différée jusqu’à 15 jours. Les sauvegardes tournent sur 14 jours par défaut. Les journaux de sécurité sont conservés 180 jours par défaut.

Le cabinet peut conserver certaines données plus longtemps lorsqu’une obligation légale ou un litige le justifie ; elles sont alors limitées à cette finalité et leur accès est restreint. Les données sont ensuite supprimées des systèmes actifs selon les procédures du service.

Vous pouvez demander, selon les conditions applicables :

• l’accès à vos données ;
• leur rectification ;
• la limitation de certains traitements ;
• leur effacement lorsque la loi le permet ;
• leur portabilité lorsque les conditions sont réunies ;
• la prise en compte de votre opposition lorsque ce droit s’applique.

Une vérification raisonnable de votre identité peut être demandée. Le responsable répond en principe dans un délai d’un mois.

Exercer mes droits avec le formulaire RGPD.

Vous pouvez saisir la CNIL : www.cnil.fr/fr/plaintes.

Le praticien ou le cabinet qui vous prend en charge

Adresse : À compléter dans les réglages du cabinet.

E-mail : À compléter dans les réglages du cabinet.

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