Politique de confidentialité de Novya

Le responsable de traitement pour les traitements décrits ici est Bastien Haderle, entrepreneur individuel, exploitant sous le nom commercial Novya, 51 route de Chazetas, 87460 Bujaleuf, France. SIREN : 109 633 966. Contact : bastienhaderle1@gmail.com.

Novya agit comme responsable de traitement pour les comptes clients, la facturation de l’abonnement, le support et la sécurité de la plateforme. Pour les données de santé et les autres données que le cabinet saisit au sujet de ses patients, le cabinet détermine les finalités et Novya agit comme sous-traitant selon ses instructions. Les rôles sont donc déterminés traitement par traitement.

• Création et gestion du compte : nom du cabinet, identifiant, adresse e-mail, pays, empreinte non réversible du mot de passe, état du compte, utilisateurs et droits d’accès. Ces données servent à créer le compte, authentifier les personnes, fournir le service et protéger les accès. Base : exécution du contrat et intérêt légitime à sécuriser le service.
• Abonnement et comptabilité : identifiants client, pays, informations de facturation, numéro de TVA communiqué, statut et historique d’abonnement, paiements et factures. Ces données servent à facturer l’abonnement, gérer les paiements et satisfaire les obligations comptables et fiscales. Bases : exécution du contrat et obligation légale.
• Assistance et échanges : coordonnées et contenu des messages adressés au support, ainsi que les réponses, pour traiter les demandes et suivre les incidents. Base : exécution du contrat ou intérêt légitime à répondre et à documenter le support.
• Sécurité et prévention des abus : événements de connexion, actions sensibles, identifiants de compte et données techniques nécessaires aux journaux de sécurité. Les adresses réseau utilisées dans certains journaux sont hachées. Base : intérêt légitime à protéger les comptes, les données et le service.
• Informations commerciales facultatives : adresse e-mail et préférence de communication, uniquement lorsque la personne a donné son accord. La base est le consentement, qui peut être retiré à tout moment.

Novya ne demande pas de données médicales pour créer un compte ou payer l’abonnement. Les informations patient éventuellement présentes dans la plateforme relèvent du traitement effectué pour le compte du cabinet et sont expliquées dans sa politique dédiée.

L’accès est limité aux personnes autorisées chez Novya et aux prestataires nécessaires au fonctionnement du service. Pour les données applicatives, Vercel, Neon, Cloudflare R2 et Resend interviennent comme sous-traitants de Novya et peuvent traiter des données patients selon le service utilisé. Chaque prestataire peut aussi être responsable de ses propres traitements de compte, sécurité et obligations légales.

• Vercel, Inc. — application et Vercel Blob : héberge et exécute l’application ; Blob stocke des documents patients, fichiers d’import et sauvegardes. Le store privé utilisé, reservation-dashboard-blob, est documenté comme situé à Paris (région Vercel CDG1) selon une vérification antérieure du tableau de bord ; le propriétaire confirme que les variables de production ciblent ce store privé en Europe, sans vérification indépendante de la région exacte actuelle. Les données concernées peuvent inclure les coordonnées de compte, informations de santé, rendez-vous, factures et documents déposés dans l’application. Vercel indique que ses principaux sites de traitement sont aux États-Unis et que des traitements peuvent aussi avoir lieu dans les pays où Vercel et ses sous-traitants opèrent. Son DPA public prévoit les clauses contractuelles types (CCT) pour les transferts concernés hors EEE. Il est annoncé pour les offres Pro et Enterprise ; le forfait du compte Novya reste à confirmer. Le propriétaire indique ne pas disposer d’une autorisation écrite spécifique de Vercel pour les données de santé ; ne pas utiliser Vercel avec ces données avant autorisation écrite applicable ou déplacement du traitement. DPA Vercel.
• Neon, Inc. — PostgreSQL : héberge la base des comptes, paramètres, abonnements et données des cabinets, dont dossiers patients, rendez-vous, factures, journaux et demandes de droits. Le propriétaire confirme que les variables Vercel Production ciblent le projet et la branche Neon production. La capture de console fournie montre cette branche par défaut dans la région AWS Europe Central 1 (Francfort, Allemagne), avec une fenêtre PITR de 6 heures. Ces éléments sont déclaratifs et n’ont pas été audités indépendamment. Les URL locales ne suffisent pas à établir leur correspondance avec cette base. Le DPA publié par Neon décrit le recours au Data Privacy Framework (DPF) pour certains transferts vers les États-Unis et aux CCT si le DPF ne s’applique pas. DPA Neon.
• Cloudflare, Inc. — R2 : stocke les PDF de factures finalisées des cabinets, qui peuvent contenir l’identité et les coordonnées du patient ainsi que les détails de facturation. Le code choisit l’endpoint selon le paramètre de déploiement R2_JURISDICTION et prend en charge une juridiction UE. Le propriétaire confirme que les variables Vercel Production ciblent les buckets documentés et que les buckets concernés sont sous juridiction UE ; cette correspondance n’a pas été vérifiée indépendamment. Pendant une migration, la lecture peut encore utiliser l’ancien bucket par l’endpoint standard si le fichier n’existe pas dans le bucket européen. Le DPA public de Cloudflare prévoit les CCT et, pour les transferts vers les États-Unis, le DPF selon le cas. DPA Cloudflare; régions et juridictions R2.
• Plus Five Five, Inc. (Resend) — e-mails : envoie les vérifications de compte, notifications, messages du cabinet aux patients et réponses du support. Le code peut aussi transmettre des liens de préconsultation et des factures PDF, qui peuvent inclure l’identité du patient, le service et des montants. Resend reçoit les adresses e-mail, le sujet et le contenu transmis ; les modèles ou messages personnalisés peuvent contenir des informations liées à un rendez-vous ou à une demande de patient. Resend indique que son DPA standard s’applique à chaque compte, mais son annexe publique indique que les données sensibles transférées sont « non applicables ». Le propriétaire ne sait pas si son contrat autorise les messages patients, pièces jointes et données de santé. Si les conditions Enterprise s’appliquent, une permission expresse dans l’Order Form est requise pour les données restreintes. Récupérer le DPA signé et obtenir une confirmation écrite applicable ou déplacer ces flux avant leur utilisation. Resend indique que ses opérations principales sont aux États-Unis et qu’aucun réglage ne déplace ses données stockées vers l’UE. Son DPA prévoit les CCT et le DPF pour les transferts concernés. DPA Resend; informations RGPD de Resend.
• Stripe — abonnement et paiements de Novya :reçoit les identifiants du cabinet abonné, l’adresse e-mail, le numéro de TVA belge lorsqu’il est renseigné, ainsi que les informations d’abonnement, de paiement et de facturation. Le code de facturation Novya ne lui transmet pas les dossiers patients. Stripe indique que les données peuvent être transférées à Stripe, LLC aux États-Unis et à ses sociétés affiliées et sous-traitants dans d’autres pays. Son DPA prévoit le DPF ou les CCT selon le transfert. L’entité Stripe contractante dépend du contrat du compte Novya et reste à confirmer. DPA Stripe.

Stripe sert à la facturation de l’abonnement Novya. Selon le code actuel, ce prestataire ne reçoit pas les dossiers patients et ne fait donc pas partie des sous-traitants utilisés pour ces dossiers.

Ces prestataires traitent les données selon leurs services et les engagements contractuels applicables. Des données peuvent aussi être communiquées aux administrations, autorités ou conseils de Novya lorsque la loi l’impose ou pour établir et défendre un droit.

Vercel indique que ses principaux sites de traitement sont aux États-Unis, avec des traitements possibles dans les pays où Vercel et ses sous-traitants opèrent. Resend indique que ses opérations principales sont aux États-Unis. Stripe indique des transferts vers Stripe, LLC aux États-Unis et vers ses sociétés affiliées et sous-traitants dans d’autres pays. Le propriétaire confirme que les variables Production ciblent le projet Neon en région AWS Europe Central 1 (Francfort, Allemagne) et la branche production. Les fonctions Vercel sont documentées à Paris (cdg1) et le store privé Vercel Blob utilisé est documenté à Paris (CDG1) ; le propriétaire confirme que les variables Production ciblent ce store situé en Europe. Neon est une société américaine et son DPA décrit également les transferts de données européennes vers les États-Unis et les mécanismes applicables. Pour R2, le propriétaire confirme que les variables Production ciblent les buckets documentés, tous déclarés sous juridiction UE. Le code conserve un chemin de lecture vers un bucket legacy ; son routage effectif et la purge des sauvegardes restent à vérifier.

Les DPA standards publiés par les prestataires cités décrivent leurs garanties de transfert : principalement les CCT de l’Union européenne et, lorsqu’il est applicable, le DPF UE–États-Unis. La version contractuelle effectivement applicable dépend des comptes et offres souscrits par Novya. Les copies des DPA et les réglages de région peuvent être demandés à Novya à l’adresse indiquée dans cette politique.

• Les données du compte sont conservées pendant la durée d’activité du compte. Après sa fermeture, les données nécessaires à la facturation, à la comptabilité, à la gestion d’un litige ou au respect d’une obligation légale sont conservées en accès limité pendant la durée applicable ; les autres données sont supprimées
• Les journaux de sécurité sont conservés 180 jours par défaut ; la configuration peut fixer une durée de 30 à 365 jours.
• Les sauvegardes techniques suivent la durée configurée pour le service de sauvegarde. Les instantanés sont conservés 14 jours par défaut, durée qui peut être modifiée par configuration.
• Les messages de support sont conservés le temps de traiter la demande, puis aussi longtemps que nécessaire au suivi et à la défense des droits de Novya.

Une suppression demandée n’efface pas les pièces que Novya doit conserver en application de la loi. Les sauvegardes expirent selon leur cycle de rétention avant disparition définitive des copies.

Pour les traitements dont Novya est responsable, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement ou la limitation du traitement, vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime et demander la portabilité lorsque ses conditions sont réunies. Vous pouvez retirer votre consentement aux communications commerciales à tout moment, sans effet rétroactif.

Adressez votre demande à bastienhaderle1@gmail.com. Novya peut vérifier l’identité du demandeur si cela est nécessaire pour protéger les données. Si votre demande concerne un dossier patient, adressez-vous au cabinet concerné ; Novya l’assiste selon ses instructions.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données compétente, notamment la CNIL en France ou l’Autorité de protection des données en Belgique.

Novya n’utilise pas les données visées par cette politique pour prendre une décision produisant des effets juridiques à votre égard fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

Pour toute question sur cette politique ou l’exercice de vos droits, contactez Novya à l’adresse e-mail indiquée à la section 1.